Interní komunikace je Achillovou patou mnoha firem. Je pracná, nákladná a přesto nepřináší výsledky v podobě informovanosti a angažovanosti zaměstnanců. Jak být v interní komunikaci úspěšnější? Máme pro vás pár tipů.
Cílem interní komunikace by nemělo být jen informovat, ale především zvyšovat angažovanost zaměstnanců. V podstatě můžeme říci, že je nesmírně důležitým nástrojem leadershipu. Přesto je to právě s interní komunikaci v mnoha firmách na štíru. Často dochází k tomu, že přestože společnost směrem k zaměstnancům intenzivně komunikuje, zaměstnanci nevědí, nerozumí nebo je jim to jedno. Na vině je nejčastěji nevhodný obsah, neatraktivní forma či nevyhovující kanály komunikace. Na dalších řádcích jsme pro vás sepsali pár doporučení, jejichž aplikace vám pomůže komunikovat tak, aby vám lidé nejen věnovali pozornost, ale i rozuměli.
1. Nezapomínejte na důležitá témata
Interní komunikace firem je často zavalena informacemi operativního rázu. Lidé se topí v nezajímavých a pro ně často irelevantních informacích a my se pak divíme, že interní média nesledují. Zkuste se zamyslet nad tím, zda nelze na těchto operativních informacích ubrat a naopak přidat obsah pokrývající témata, která mají skutečně schopnost pozitivně ovlivnit angažovanost vašich lidí.
Kontext
Jedná se o informace, díky kterým zaměstnanci porozumí tomu, oč firma usiluje, kam směřuje, jak uvažuje a čím se řídí. Typicky sem patří poslání, vize, strategické plány, firemní hodnoty a vše, na čem tato klíčová témata dokážete lidem srozumitelně vysvětlit - případovky, příběhy, rozhovory apod.
Jedná se o věci, se kterými by se měli zaměstnanci ideálně identifikovat, které jim poskytnou kontext k aktuálnímu dění, dílčím rozhodnutím. Pokud chápu vizi firmy, dokáži si dílčí rozhodnutí či opatření zasadit do jejího kontextu a nevnímám je jen coby něčí rozmar. Třeba pro přijímání změn je chápání kontextu zcela zásadní.
Inspirace
Chcete, aby se zaměstnanci více vzdělávali, usilovali o růst, byli inovativní? Dejte jim inspiraci. Představte konkrétní inovace a jejich přínos, názory lídrů, příběhy úspěšných kolegů, tipy na vzdělávání od těch, které považují za autority, zajímavé projekty a success stories. „Na tom bych se chtěl podílet. Něco takového zkusím i v našem týmu. Ona je dobrá, něčeho takového chci také dosáhnout.“ To jsou přesně ty reakce, které chceme u zaměstnanců inspirativním obsahem vyvolat. Pomohou lidem odlepit se z místa, ukazují jim možnosti a cestu.
Vizibilita a uznání zaměstnancům
Interní komunikace je jedinečnou příležitostí k představení nováčků i dlouhodobých zaměstnanců, myšlenek a názorů vašich odborníků a opinion lídrů, poděkování lidem a týmům za jejich výkony, vyzdvižení úspěchů či obyčejných hezkých lidských činů. Budete-li firmou, která si všímá svých lidí a projevuje jim uznání, vyvoláte pozitivní emoce, posílíte vztah ke značce i loajalitu. Navíc, vaše interní komunikace nebude jen pro ně, ale také o nich.
Hrdost na firmu
Tržní úspěchy, ocenění, dokončené náročné projekty, technologické inovace, přínos světu kolem vás (třeba v oblasti ESG), důležité momenty historie. To vše jsou témata, která zaměstnancům ukazují, že jsou součástí něčeho velkého, důležitého. A posilují jejich pocit hrdosti na firmu.
Nikdy však tyto úspěchy lidem neprezentujte stylem „Naše firma dosáhla úspěchu“. Vždy tento úspěch přisuzujte zaměstnancům, týmu.
Témata (i když nepříjemná), která firmou rezonují
Lidé by neměli mít pocit, že před nimi vedení něco skrývá, že s informacemi nakládá selektivně. Čím více open-book budete s lidmi hrát, tím více vám budou důvěřovat. Říkat věci na rovinu, přiznávat neúspěchy a nejen úspěchy se v komunikaci vyplácí. Lidé ji pak neberou jako pouhou agitku a navíc tím předejdete firemním drbům.
Praktické informace
Tipy a praktické návody, jak si s něčím poradit, tutoriály, zajímavosti a novinky z oboru, klidně za hranicemi vaší firmy, tipy na vzdělávání, workshopy nebo konference. Lidé, kteří chtějí být v obraze a někam se profesně posunout, tento obsah komunikace dokáží ocenit. A i ti ostatní se třeba chytnou.
2. Zapojte klíčové stakeholdery
Jak již bylo výše řečeno, interní komunikace je důležitým nástrojem leadershipu. Je tedy v zájmu manažerů, aby fungovala tak, jak má, podporovala jejich zájmy. Zapojte je. Dejte jim prostor definovat pro ně důležitá témata, poskytovat zpětnou vazbu, prezentovat nápady. Zaúkolujte je. Minimálně by vám měli poskytovat informace z dění a rozhodování na úrovni managementu a samozřejmě i z dění a projektů na úrovni jednotlivých útvarů a týmů.
Získáte tak potřebné informace a nebudete v interní komunikaci klouzat po povrchu. A hlavně tím získáte spojence namísto remcalů. Interní komunikace nebude o nich bez nich a také uvidí, že to není zas taková legrace, jak si vždycky mysleli.
3. Buďte multichannel
Neexistuje nic jako zaručeně nejlepší kanál interní komunikace. Princip spočívá v tom, že chceme-li náš obsah dostat k co nejvíce zaměstnancům a docílit toho, že mu budou věnovat pozornost, je potřeba využít celé plejády kanálů. Různí lidé preferují různé komunikační kanály a opakování je matkou moudrosti, tj. často je potřeba zaměstnance konfrontovat se sdělením hned několikrát, aby je zaznamenal a přijal. V principu je to stejné jako v marketingové komunikaci. Také nedáte jen článek na blog, ale uveřejníte k němu i příspěvek na sociálních sítích, odkaz na něj přidáte do newsletteru.
Zde jsou alespoň ty nejtypičtější kanály interní komunikace, které byste rozhodně neměli opomenout:
- Intranet v mobilu. Ano v mobilu. Pokud namísto nudného intranetu přístupného jen z desktop zařízení uděláte zpravodajský portál, který si budou lidé číst v mobilu stejně jako všechna další jejich oblíbená média, významně tím zvýšíte své šance na úspěch.
- Interní sociální sítě. Jsou dnes ve firmách víceméně standardem a pomohou vám, mimo jiné, přivádět zaměstnance na obsah na intranetu a naučit je pravidelně jej sledovat. I zde platí, že je potřeba, aby do nich lidé měli přístup z mobilu.
- Newslettery. E-mail není v dnešní době tím nejlepším kanálem interní komunikace. Záplava pracovních e-mailů má bohužel vždy přednost před inspirativním čtením. Neznamená to ale, že byste na něj měli zcela rezignovat. Snažte se ale omezit množství e-mailů, které lidem zasíláte. Je lepší naučit je na skvělý, měsíčně rozesílaný newsletter, než je dnes a denně bombardovat s jednotlivými sděleními.
- Inhouse média. Obrazovky v kuchyňkách, plakáty na chodbách nebo v jídelně, nástěnky, led obrazovky ve výtazích jsou vhodným prostředkem k připomínání událostí a propagaci důležitých témat.
- Tisk. Firemní noviny nebo časopis nejsou mrtvá média. I zde samozřejmě platí, že to musí být sakra zajímavé čtení, aby jim zaměstnanci věnovali pozornost. To ostatně platí pro všechna média interní komunikace bez výjimky.
4. Atraktivní forma je základ
Konkurencí vaší interní komunikace jsou všechna média, která soupeří o pozornost vašich zaměstnanců. Zpravodajské portály, podcasty, sociální sítě, videa na YouTube.
Sebehodnotnější obsah vaší komunikace upadne v zapomnění, pokud jej nebudete zaměstnancům servírovat v atraktivní formě.
- Zapojte audio a video. Mnoho lidí dá videu či zvukovému záznamu přednost před psaným textem.
- Co můžete vyjádřit obrázkem, vyjádřete obrázkem. Fotky a infografika, ilustrace, komiks - forma, která dokáže předat v kondenzované podobě podstatu sdělení i těm, kteří nečtou.
- Pište skvělé titulky. Novináři i Youtubeři dobře vědí, že atraktivní název videa či titulek článku je minimálně polovinou úspěchu.
- Zbavte se balastu. Zakažte si otřepaný korporátní žargon, mluvte a pište jako lidé. Každý článek lze seškrtat na polovinu, aniž by se vytratila podstata sdělení.
5. Dejte lidem možnost zapojit se
Pomiňme v tuto chvíli nesmírně důležité porady, workshopy a diskusní setkání managementu se zaměstnanci a držme se zprostředkované komunikace (tedy komunikace prostřednictvím médií). I zde existují způsoby, jak zaměstnance zapojit, podpořit obousměrnou komunikaci. Ankety, dotazníky, kvízy. To jsou užitečné nástroje, jejichž prostřednictvím můžete vtáhnout zaměstnance do hry a získat od nich informace.
Typicky se v nich můžete zaměřit na následující:
- Vnímání určitých událostí ve firmě
- Hlasování na jednoduchá témata - třeba v jakém stylu by se měl nést nadcházející vánoční večírek
- Možnost nominovat kolegu, který se hezky zachoval, o něco se zasadil, pro ocenění nebo rozhovor v příštím čísle časopisu
- Hodnocení vámi realizované interní komunikace a prostor pro podněty zaměstnanců - jaké téma by je zajímalo, co jim v interní komunikaci chybí
Vyšší metou je pak tvorba obsahu interní komunikace samotnými zaměstnanci. Pokud vidíte náznaky toho, že by snad zaměstnanci byli ochotni přispět fotkami, zprávami o dění v týmech či reportáží z teambuildingu, radujte se a podpořte je.
6. Personalizujte
Jsou témata vhodná pro všechny zaměstnance a pak témata, která zajímají jen určitý okruh lidí. Ve firmě se toho děje mnoho a vy prostě nemůžete zavalit všechny vším. Práce s databází zaměstnanců, personalizované newslettery či dokonce prostředí na intranetu vám umožní komunikovat specifická témata s technickými inženýry, jiná s dělníky ve výrobě a další pak třeba s nováčky v onboarding procesu. Personalizace je obecným trendem komunikace a ani v té interní ji nelze opomíjet.
7. Pracujte s daty
Pokud si neuděláte průzkum, sotva zjistíte, kolik lidí sleduje plakáty nebo čte časopis. U všech on-line médií máte nicméně k dispozici celou řadu užitečných dat a je důležité s nimi pracovat.
Open rate newsletteru a jednotlivých položek jeho obsahu, návštěvnost intranetu a chování uživatelů na něm, doba, kterou zde stráví, obsah, který zde konzumují, dosah a engagement rate příspěvků na interních sociálních sítích - to vše vám dá důležité informace o výkonnosti interní komunikace a umožní vám neustále se zlepšovat, definovat si kvantifikovatelné cíle.
Počet informací a médií, kterým jsou vaši zaměstnanci vystaveni, je enormní. Aby jim vaše interní komunikace dokázala konkurovat, musí mít relevantní obsah, atraktivní formu a správné komunikační kanály. Pomůžeme vám takovou komunikaci ve vaší firmě realizovat.
